Encargo del Tratamiento

Este documento establece la base del acuerdo de encargo del tratamiento para los supuestos en los que un Cliente utiliza HabitaliApp para tratar datos personales de terceros por cuenta propia.

1. Partes

• Cliente: persona física o jurídica que contrata o utilizaHabitaliApp y actúa como responsable del tratamiento respecto de los datos personales que introduce o gestiona en la Plataforma. Sus datos identificativos serán los indicados en el formulario de alta, pedido, contrato, factura, panel de cuenta o documento comercial aplicable.
• HabitaliApp: servicio prestado por Jose Maria Cruz Iglesias, que actúa como encargado del tratamiento respecto de dichos datos.

2. Objeto

El objeto del encargo es el tratamiento de datos personales por cuenta del Cliente para prestar el servicio HabitaliApp, incluyendo las funcionalidades de gestión de comunidades, usuarios, viviendas, incidencias, reservas, comunicaciones, documentación, soporte y seguridad de la Plataforma.

3. Duración

El encargo se mantendrá durante la vigencia de la relación contractual y, tras su finalización, durante el tiempo necesario para la devolución, exportación, supresión, bloqueo o cumplimiento de obligaciones legales aplicables.

4. Naturaleza y finalidad del tratamiento

• Gestión de comunidades, edificios, viviendas o unidades.
• Gestión de usuarios, roles, permisos e invitaciones.
• Gestión de incidencias, tareas, reservas y comunicaciones internas.
• Gestión documental, imágenes y adjuntos.
• Soporte técnico, mantenimiento, seguridad y prevención de abusos.
• Gestión de facturación y suscripciones cuando aplique.

5. Categorías de interesados

Clientes, administradores, usuarios autorizados, vecinos, propietarios, arrendatarios, trabajadores, conserjes, personal de la comunidad, proveedores y otros terceros introducidos por el Cliente.

6. Categorías de datos

• Datos identificativos y de contacto.
• Datos de cuenta, acceso, autenticación, roles y permisos.
• Datos de comunidad, vivienda, portal, edificio o relación con la comunidad.
• Incidencias, tareas, reservas, comunicaciones, notas y documentos.
• Imágenes o archivos adjuntos.
• Datos de trabajadores, fichajes, vacaciones o documentos laborales si el Cliente los usa.
• Datos de facturación cuando aplique.
• Datos técnicos, IP, logs, dispositivo, navegador y eventos de seguridad.

7. Obligaciones de HabitaliApp como encargado

• Tratar los datos solo siguiendo instrucciones documentadas del Cliente.
• No usar los datos para finalidades propias incompatibles.
• Mantener confidencialidad sobre los datos tratados.
• Aplicar medidas técnicas y organizativas apropiadas.
• Ayudar al Cliente a atender derechos de interesados cuando proceda.
• Ayudar en obligaciones de seguridad, análisis de riesgos y brechas cuando proceda.
• Suprimir o devolver datos al finalizar el servicio, salvo obligación legal.
• Poner a disposición del Cliente información razonable para demostrar cumplimiento.
• Controlar y exigir garantías adecuadas a los subencargados.

8. Obligaciones del Cliente

• Contar con base jurídica suficiente para tratar e introducir datos en la Plataforma.
• Informar a los interesados cuando corresponda.
• Configurar roles, permisos y accesos de forma adecuada.
• No introducir datos sensibles salvo que disponga de base jurídica suficiente.
• Comunicar instrucciones documentadas y solicitudes relevantes a HabitaliApp.

9. Subencargados

El Cliente autoriza el uso de subencargados necesarios para la prestación del servicio, como proveedores de infraestructura, alojamiento, comunicaciones, pagos, soporte, seguridad o monitorización, siempre que estos ofrezcan garantías adecuadas conforme al RGPD.

10. Seguridad

HabitaliApp aplicará medidas técnicas y organizativas apropiadas al riesgo, que podrán incluir autenticación, control de acceso, gestión de permisos, cifrado en tránsito, copias de seguridad, registro de eventos, actualizaciones, separación lógica de datos cuando aplique, minimización y revisión de accesos.

Como mínimo, el acceso a la Plataforma se controla mediante credenciales y permisos asociados al rol del usuario; las comunicaciones deben realizarse mediante canales cifrados; los datos de sesión se protegen con cookies HttpOnly cuando corresponda; las operaciones relevantes pueden quedar registradas para seguridad y trazabilidad; y se mantienen procesos razonables de copia de seguridad, actualización de sistemas, respuesta ante incidencias y limitación de accesos internos.

11. Brechas de seguridad

HabitaliApp notificará al Cliente, sin dilación indebida, cualquier violación de seguridad de los datos personales de la que tenga conocimiento y que afecte a los datos tratados por cuenta del Cliente.

12. Destino de los datos al finalizar

Al finalizar el servicio, el Cliente podrá solicitar la devolución, exportación o supresión de los datos. Cuando no exista una exportación automatizada, la solicitud podrá atenderse a través del canal de soporte mediante una copia razonable en un formato estructurado de uso común, teniendo en cuenta la naturaleza de los datos y las limitaciones técnicas proporcionadas.HabitaliApp podrá conservar datos bloqueados cuando exista obligación legal o necesidad de atender responsabilidades.

Los datos presentes en copias de seguridad se eliminarán o sobrescribirán conforme a un ciclo técnico limitado de hasta 90 días, salvo que deban conservarse bloqueados durante más tiempo por obligación legal, seguridad, recuperación ante incidencias o atención de responsabilidades.